当撰写外部邮件时，如图3所示，需要选择以哪个外部邮箱账号发送；
当撰写外部邮件，
- 默认只展示收件人字段，如果需要抄送人和密送人，可以点击右上角的【添加抄送】和【添加密送】；
- “收件人”、“抄送人”等收信人字段，用户可以手动填写，系统会在内部联系人、邮件联系人和客户联系人中自动列出匹配的人员列表供用户选择，如图5所示；

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图5

- 点击“收件人”等收信人字段右边的箭头，可通过浏览选择的方式选取收件人,如图6所示

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图6

- 外部邮件的右侧联系人列表，可以选择组织机构中的内部联系人和通讯录中的外部联系人，如图7所示，双击分部、部门、人员就可以将联系人的邮箱地址添加到收件人列表中；

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图7

当撰写内部邮件时，则固定显示发件人为当前用户姓名。
- “收件人”、“抄送人”等收信人字段，用户可以手动填写，系统只能从内部联系人中查找人员了，如图8所示；

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图8

- 也可以点击“收件人”等收信人字段右边的箭头，通过浏览选择的方式选取收件人,如图9所示，可以选择所有人这个选项，就是给系统中的所有人员发送邮件，需要说明的是此选项受后端开关控制，如果关闭就没有【所有人】选项了。

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图9

- 内部邮件的右侧联系人列表中分为了组织结构和私人组两个页面，可以从中选择人员，可以直接双击分部、部门和人员，添加人员，需要注意，这里添加的是人员，而不是分部或部门。

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图10

2、可将选出的“收件人”快速自定义为联系人组（外部邮件）或私人组（内部邮件），如图11所示：

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图11

3、写内部邮件时可关联系统中的相关资源

如图12所示，写内部邮件时，可通过快捷小工具，将系统中的流程、项目、文档、日程、任务、客户等资源快速插入到邮件内容中。

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图12

4、写信时可套用预先设置好的邮件模板

系统管理员可在“知识管理”→“模板设置”→“邮件模板”中设置整个系统公用的邮件模板。

用户个人也可以在“我的邮件”→“邮件设置”→“模板管理”中设置自己专用的邮件模板。

写信时可通过如图13所示的操作使用邮件模板。

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图13

4、写信时可插入预先设置好的签名

用户个人可以在“我的邮件”→“邮件设置”→“签名管理”中设置自己专用的签名内容和样式。

写信时可通过如图14所示的操作，将签名内容插入邮件内容中。

注：当模板和签名同时存在默认项时，写信只会默认显示模板

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图14

邮件管理

概述

邮件管理是对收取和发送的邮件进行删除、分类、移动、标记等各种操作管理

收件箱

1、概述

当您进入“收件箱”后，点击需要查看的内外部邮件的邮件主题，就会浏览到该邮件的详细内容。同时在邮件列表中可对邮件进行删除、永久删除、导出、标记、移动等操作。

2、邮件删除

可在收件箱显示的邮件列表中，选择不需要的邮件，点击“删除”或“永久删除”的按钮，如图1所示。

说明：

点击“删除”后的邮件，可在“垃圾箱”中找到，用户可选择恢复或永久删除这些邮件；
点击“永久删除”，则邮件无法再恢复。

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图1

3、邮件导出

系统中所有收取到的邮件都可做导出操作，导出方式分为文档、客户联系和EML文件，如图2所示；

可以将邮件内容导出形成系统内的文档或导出形成客户的联系记录（如采购或销售人员经常和公司以外人员通过邮件联系，每次联系的信息又不想再次录入到客户的联系记录中，即可通过邮件导出功能导出到客户联系中）；
Eml是邮件客户端通用的一种邮件文件存放格式，可以通过此菜单将邮件导出为Eml文件，可以将此文件导入到其他邮件客户端中，或者做为附件发送给其他人，需要注意的是并非所有邮件都可以导出Eml文件，只有在系统设定的时间内才能导出Eml文件，如果超过了这个时间，就不能导出了。

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图2

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图3

4、邮件标记

邮件系统可能会收到大量的邮件，为更加容易地区分每种邮件的类型或内容，用户可对收到的邮件打上不同的标签标记或星标标记。此处还可通过邮件规则设置，在邮件收取时自动进行标记。邮件标记后效果如图4所示。

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图4

5、邮件移动

用户可对收到的邮件分门别类进行整理，将相同类型的邮件统一整理到一个文件夹中，不同邮件存放不同的文件夹。此处还可通过邮件规则设置，在邮件收取时自动进行整理存放。

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图5

6、查看邮件内容

查看邮件内容时可“回复”、“回复全部”、“转发”邮件，也可以对此单封邮件做“删除”、“永久删除”、“标记”、“移动”等操作。

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图7

已发送

“已发送”文件夹中会列出所有已发送且未被删除的邮件。在此可同“收件箱”一样对已发送的邮件做“删除”、“永久删除”、“导出”、“标记”、“移动”等操作。

草稿箱

“草稿箱”可以保存您暂未发送或发送失败的邮件，您可以在这里选择相应的信件继续编辑，然后保存到草稿或者重新发送。

垃圾箱

进入“垃圾箱”，可以查看到所有已经删除的邮件列表，点击需要查看的邮件主题，就会浏览到该邮件的详细内容，如图8所示：

如果您想把已删除的邮件恢复出来，则选中该邮件后点击“移动到”，选择您想移动到目标位置，该邮件就能被恢复到目标文件夹中。
如果您想彻底删除某些邮件，则在选中后点击“永久删除”即可。
点击“垃圾箱”旁的“ $F:\20055\images\11744$ ”按钮删除“垃圾箱”中的所有邮件，需要将鼠标移动到垃圾箱菜单上此按钮才会出现。

温馨提示：当邮件从“垃圾箱”中删除后，将被彻底删除，无法恢复，请慎重操作。

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图8

内部邮件

可在“内部邮件”中单独查看所有的内部邮件列表，包括所有自己收到和发出的内部邮件，便于查找，内部邮件页面如图9所示。

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图9

标星邮件

对用户所有做了星标标记的邮件单独列表，方便用户对邮件进行查找，如图10所示，所有邮件右侧标星位置都已经标星了。

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图10

邮件设置

概述

外部邮箱需要配置用户名账户及邮件服务器等信息，还有一些个性化签名、模板、规则等需要设置。

在“邮件设置”中，您可以对自己的邮箱进行各种设置。默认显示“账户管理”页面，如图1所示。

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图1

账户管理

用户如需使用外部邮件功能，则需要先设置好外部邮件账户信息。

1、用户如果没有邮件账户，那么点击邮件设置菜单后会自动提示是否创建，确定后如图2所示，会将用户人员卡片中设置的邮箱地址和用户名引用过来，用户只要输入自己邮箱的密码即可。

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图2

2、每个用户可设置多个外部邮件账户。可点击界面操作菜单中的“添加”按钮，如图3所示添加邮件账户。

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图3

3、填写账户基本信息后点击“下一步”，系统可根据常用的邮箱类型（如163.com、qq.com等）自动配置邮件接收/发送协议服务器及端口号，如图4所示。

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图4

4、其中自动接收功能开启后，服务器会定时扫描邮件服务器上是否有新邮件，如果有就自动收取下来，如果不开启的话，必需用户在收件箱中手动点击收取才会收邮件。

5、图4中【接收开始时间】可以选择一个时间范围，如图5所示，只接收邮件服务器上这个时间范围内的邮件，这是由于客户在邮件服务器上存了几年的邮件，很多邮件仅仅起到归档作用，所以限定一个接收时间，这样过去很多邮件就不用收下来了

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图5

6、用户可指定其中一个邮件账户为默认账户，新建外部邮件时会默认选择以这个默认账户作为邮件发件人，如未设置默认账户，则第一个账户为默认。

7、设置完成点击保存，系统会对设置项进行检测，如果通过如图6所示，如果检测未通过，如图7所示，可以查看未能通过的原因。

图6

图7

常规设置

1、“常规设置”中设置一些邮件系统使用的基本选项。

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图8

字段	说明
默认导出文档目录	选择邮件内容导出为文档时，文档存放的子目录。如果不设置，则每次做邮件导出文档操作时需单独指定文档目录。
客户联系附件存放目录	如果设置了，则在邮件导出为客户联系时，会同时将邮件内容和附件导出为一篇文档存放到所设文档子目录中，并关联到客户联系的“相关文档”字段中。如果不设置，则邮件导出为客户联系时，不会关联相关文档。
阅读版式	上下排列：上列表下内容左右排列：左列表右内容平铺：单独列表模式
每页显示记录数	设置邮件列表中每页显示的邮件数量。
邮件副本保存天数	请参见下文“关于邮件副本自动删除的说明”。
新建邮件默认类型	设置点击“写信”按钮时默认写“外部邮件”还是“内部邮件”。
自动保存联系人	如果设置了，则在收到外部邮件时，系统会自动将邮件“发件人”自动存为联系人（联系人中已有该邮件地址的则不再重复保存）。

2、关于邮件副本自动删除的说明：

ecology系统中的收到的每封外部邮件都会产生一个邮件副本，就是ecology/email/eml文件夹下的xxx.eml文件，这些邮件副本只有当我们把收到的邮件彻底删除之后，才会删除这个邮件副本。如果长期不删除邮件，那么服务器上会产生大量的邮件副本，给系统的正常运行造成很大影响。因此我们提供一个自动删除邮件副本的功能。

3、邮件副本保存时间设置

邮件副本在服务器保存多长时间主要由个人设定决定。进入“我的邮件”→“邮件设置”，点击“常规设置”选项卡，参考如图8，在“邮件副本保存天数”填入希望副本在服务器上保存的天数，默认为30天。如果从未在这个界面做过保存，则跟随系统的设置。

【说明】天数不能为空，设置空即默认为0，意思可以简单的理解为不在服务器上保存副本。

4、自动删除时间设定

自动删除的规律在后端“应用中心-邮件-邮件系统设置”中的EML设置中进行设置，详细参见《邮件系统设置》。

模板管理

可在此添加和管理自定义的邮件模板，用户可定义多个常用邮件内容模板，以方便撰写邮件。

可指定一个模板作为默认模板，指定默认模板后，新建邮件时会自动套用默认模板内容。

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图9

签名管理

1、概述

可在此添加和管理自定义的邮件签名，用户可定义多个常用签名内容，以方便撰写邮件，。

2、文本签名

以文本框的内容做为邮件签名，所有内容需要用户自己编辑。

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图10

3、电子签名

如图11所示，电子签名是以用户在系统中的基本信息为基础所产生的电子档签名，

用户可以修改除了姓名之外的其它信息；
当其他收件人收到邮件后，扫描邮件签名的二维码后，就会将设置的内容同步到手机通讯录中；
如果修改了相关信息二维码也会跟随自动变化。

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图11

邮件规则

可在此设定收信规则，使收到的邮件能根据不同的设定条件实现自动处理。如果来信较多，建议设置“邮件规则”来帮您归类或处理。

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图12

1、“匹配规则”说明：

匹配所有规则：所有“执行条件”之间是“与”的关系，即所有添加的条件都满足才属于符合规则的邮件。
匹配任一规则：所有“执行条件”之间是“或”的关系，即所有添加的条件中满足其中一条就属于符合规则的邮件。

2、设好的邮件规则，需要在图7所示界面选择“启用”方可生效。

标签管理

此处可新建和管理邮件标签，并可统一查看每个标签标记邮件的数量情况。

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图13

1、操作说明

编辑：点击后可修改标签名称和颜色；
清空：点击后对所有标记为此标签的邮件清除标记；
删除：点击后对所有标记为此标签的邮件清除标记，并删除此标签。

2、添加标签

新建标签时需要指定标签名称和标签颜色，如图14所示：

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图14

文件夹管理

您可以通过“文件夹管理”建立符合自己使用习惯的文件夹名称。系统提供的文件夹（收件箱、草稿箱、已发送、垃圾箱）不允许被修改。

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图15

1、操作说明

编辑：点击后可修改文件夹名称；
清空：点击后该文件夹内所有邮件均会被删除（移到“垃圾箱”）；
删除：点击后该文件夹连同该文件夹内所有邮件均会被删除。

2、新建文件夹

新建文件夹时需要指定文件夹名称，如图12所示

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图16

我的标签

概述

批量查看自己在邮件设置-自定义标签中定义的标签。

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图1

自定义标签查看

1、点击“我的标签”可收缩/展开所有的邮件标签。鼠标覆在“我的标签”上时，可显示“ $F:\20055\images\11806$ ”按钮，点击后可直接进入邮件设置中的标签管理界面。

2、点击标签名称可管理该标签标记的所有邮件。

$F:\20055\images\11810$

图2

联系人

概述

用户可在此对外部邮件联系人进行管理，能够新建、修改、查找、删除、导出联系人，并对联系人进行分组。

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图1

我的文件夹

概述

用户在邮箱设置中自定义的文件夹可方便地在此处查看，如图1所示

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图1

文件夹操作

1、点击“我的文件夹”可收缩/展开所有的自定义文件夹。鼠标覆在“我的文件夹”上时，可显示“ $F:\20055\images\11801$ ”按钮，点击后可直接进入邮箱设置中的文件夹管理界面。

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图2

2、点击自定义文件夹名称可进入该文件夹中并管理其中的所有邮件。

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图3

Submitted by Weaver

2017-09-14

转载请注明：赫非域 » 泛微协同办公平台E-cology8.0版本前端使用手册(14)–邮件

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