版权说明

本手册以及相关的计算机软件程序仅用于为泛微协同管理平台最终用户提供信息，上海泛微网络科技股份有限公司有权。本手册是上海泛微网络科技股份有限公司的专有信息，并受中华人民共和国版权法和国际公约的保护。

未得到上海泛微网络科技股份有限公司明确的书面许可，不得为任何目的、以任何形式或手段辅助或传播本手册的任何部分内容。

本手册内容若有变动，恕不另行通知。本手册中例子中所引用的公司、人名和数据若非特殊说明，均属虚构。

本手册以及本手册所提及的任何产品的使用均受适应的最终用户许可协议限制。本手册由上海泛微网络科技股份有限公司制作。本手册中提及的所有商标、商标名称、服务标志及徽标均归其各自公司所有。

第7章 E8一个正常会议的流转和配置过程 48

前言

关于本手册

本手册是泛微协同管理平台E-cology8.0基础版本的系统维护手册，主要为了指导用户管理员使用本产品而编写。

手册结构

本手册针对管理员管理泛微协同管理平台E-cology进行详尽描述。

以下是关于本手册的基本结构

会议日历
会议室使用情况
查询会议
周期会议
会议报表

针对用户

本手册针对泛微协同管理平台E-cology的最终用户的系统管理员及模块功能管理员，模块管理员必需具备基本的计算机操作技能，熟悉Windows操作环境并且已经掌握基本的软件操作方法，掌握Internet Explorer浏览器的基本使用，系统管理员还必须对数据库有基本的了解。

概述

会议日历是采用日历的方式显示需要参加的会议情况，这样用户可以更加清楚的了解最近时间段之内需要参加的会议，在会议日历中，除了查看会议之外还可以在日历上直接创建会议，如果有下级的话，通过人员组织列表还可以查看下属的月会议情况，如图1所示。

$F:\20051\images\10991$

图1

菜单

点开会议日历之后，在顶部有一排菜单，功能如下

$F:\20051\images\10975$ ：新建会议按钮，点击后可以创建会议；
$F:\20051\images\10976$ ：会议室使用情况按钮，点击后可以进入会议室使用报表页面，可以查看同月的会议室使用情况；
$F:\20051\images\10977$ ：本月按钮，因为查看日历的时候也许已经翻到其它月份了，点击此按钮之后，下方的日历会回到当前所在月份；
$F:\20051\images\10978$ ：月份选择，点击后可以根据年份和月份直接进行跳转，点击月份左右箭头可以翻到上个月或者下个月；
$F:\20051\images\10979$ ：显示方式切换，可以在当前的日历方式和列表方式之间进行切换；
$F:\20051\images\10980$ ：刷新，点击后刷新当前月份，如果有新到的会议刷新后就会显示。

月历说明

在图1所示的月历上，黄色的日期代表当天，如果有会议的话会在日期中进行显示，其中不同的颜色代表了不同的状态的会议，在月历的右侧有对应的颜色说明，如果会议较多，还可以通过会议状态的选择对月历中的会议进行过滤。

在会议状态下方有下一个要参加会议的详细信息。

组织结构

在会议日历中除了可以查看自己的会议，将右侧切换为【人员组织】之后，可以通过搜索的方式来查看其他人的参会情况，如果有下级的话，会将所有下级列出，方便查看，如图2所示

$F:\20051\images\10989$

图2

新建会议

1、在图1所示的日历页面点击 $F:\20051\images\10975$ 按钮或点击日历上的日期显示如图3所示的会议创建页面，会议创建页面分为了基本信息、会议时间、参会人员、其他信息和会议议程五个部分。

$F:\20051\images\1151628$

图3

2、会议的基本信息包含了会议类型、会议负责人员、会议地点等信息，详细内容见下表

字段	说明
会议类型	选择创建会议的类型，这个关系到创建的会议是否需要触发流程，召集人的范围等
会议名称	当前创建会议的名称
召集人	会议的召集人，在创建会议后可以管理会议的参会人员、会议决议的内容等信息，可以结束会议
联系人	默认为会议的创建人，辅助召集人来创建会议的，会议创建成功后就不能操作了
会议地点	选择开会地点，可以选择已有的会议地点，那么在会议室使用情况中可以看到创建的会议，如果选择的是自定义会议地点的话，就不会出现在会议室使用情况中了
会议内容	简述会议的主题

3、会议时间设置见图4所示，创建了从15号13点到19号17点的会议，那么这个时间段内会议室都会被占用，如果希望创建的是15号至19号每天下午13点至17点才使用的话，必需创建5次会议才可以满足要求。

$F:\20051\images\1151627$

图4

4、参会人员设置见图5所示，可以选择内部员工和客户作为参会人员，其中客户选择的是客户名称，不是客户联系人，除了以上两种外，在【其他人员】中可以手动输入参会人员，区别在于选择的人员可以收到会议提醒、而其他人员无法收到。

$F:\20051\images\1151626$

图5

5、点击图3页面中的【会议议程】菜单后显示如图6所示，在这里可以添加会议的议程，其中有个【公开】按钮，选中后其他参会人员查看会议的时候也可以看到议程，没有选中的话就不能查看会议的议程,，没有公开的议程只有会议召集人和会议联系人才能查看到。

$F:\20051\images\1151625$

图6

参与会议

1、普通的会议参会人员在会议日历中点击会议名称后可以查看会议，

在【会议信息】中参会人员可以了解会议的召集人、会议地点、会议时间等会议有关的基础信息，如图7所示

图7

在【会议议程】页面，普通参会人员可以看到公开的会议议程，如图8所示，会议召集人和联系人，可以维护会议议程的内容；

图8

提供资料：点击提供资料按钮后如图9所示，在这里可以给每个议程关联相关文档；
安排时间：点击后如图10所示，可以设置每个议程的时间段。

图9

图10

会议服务：会议服务这里可以查看选择的相关会议服务及服务人，这里会议创建完成后只能查看，不能编辑和修改。

图11

在【参会情况】页面，是普通参会人员最需要关注的一个页面，在这里需要提交参会的回执，尤其是大型、跨区域的会议，如图12所示，点击【提交回执】按钮后显示如图13所示，用户首先需要确认是否参加会议，在会议报表统计中会根据这里的是否参与会议进行统计会议缺席情况，如果是跨区域的会议可以选择订房、订票等信息

$F:\20051\images\1164224$

图12

$F:\20051\images\1164221$

图13

在【相关交流】页面用户可以输入意见，针对会议进行简单的文字交流，如图14所示，点击文本框下面的【附加功能】按钮，显示如图15所示，可以在文字内容的基础上添加相关文档、客户、项目及项目任务，输入完交流意见后点击【提交】。

$F:\20051\images\1164220$

图14

$F:\20051\images\1164219$

图15

2、会议负责人在查看会议的时候基本和普通参会人员一致，唯一区别在于【参会情况】页面，如图16所示，

$F:\20051\images\1164208$

图16

会议负责人可以查看会议的所有议程，并在公开议程中添加相关资料；
点击【提供资料】按钮后显示如图17所示，一个单选文档的页面，选择一篇与此议题有关的文档。

$F:\20051\images\1164207$

图17

3、会议召集人在查看会议的时候可以操作的内容就太多了，需要全面掌控会议的内容、过程及结果。

【会议信息】页面与其他参会人员一样，只能查看；
【会议议程】页面如图18所示

$F:\20051\images\1164205$

图18

- 可以查看所有的议程，包括公开议程和隐藏议程；
- 可以为每个议程提供资料，点击【提供资料】后显示如图17所示；
- 可以为每个议程【安排时间】，这样参会人员如果只想参加某个议程的讨论，就可以根据这里设定的时间进行参加；
- 点击议程列表上方的【整理】按钮，可以进入议程编辑页面，如图19所示

$F:\20051\images\1164204$

图19

【参会情况】页面如图20所示，除了可以提交自己的参会回执之外，可以为每个参加会议的人员提交回执；

$F:\20051\images\1164203$

图20

相关交流页面与其他参会页面是一致的；
在会议查看页面多了一个【会议决议】菜单按钮，这里是设置会议结果的地方，尤其是会议过程中会产生一些任务需要在会议之后完成的，都可以在这里进行设置，点击【会议决议】后显示如图21所示

$F:\20051\images\1164202$

图21

- 决议概述是针对会议结果的一个简要说明；
- 相关信息是用来关联一些资料，做为会议决议的补充；
- 决议是会议决议中最重要的一个功能点，如图22所示，可以添加多个决议，每个决议都有负责人和检查人，每个决议都会在执行人日程中生成一个日程任务，如图23所示，日程的创建人就是决议中的检查人，日程的接收人就是决议中的执行人，通过日程任务来确保会议是有效果的。

$F:\20051\images\1164201$

图22

$F:\20051\images\1164200$

图23

二维码签到

1.7.1、功能描述

二维码签到包含以下功能点：

发起会议后，系统自动生成二维码；
相关参会人员在开会时，通过扫描该二维码，实现签到；
在会议卡片增加一个【会议签到情况】页签；
能够手工补签及清除签到记录（联系人及以上权限）；
非参会人也记录签到记录；
二维码可以保存打印。

1.7.2、功能入口

Ecology8前端 “正常”和“结束”（到了结束时间或者做过会议决议）状态的会议，在【查看会议】界面，增

图1

1.7.3、查看权限

1、默认联系人及召集人权限查看【会议签到】页签时显示签到二维码，可进行会议补录、清空：

图2

2、其他人员如默认权限的创建人、参会人员、已签到的非参会人员查看【会议签到】页面只显示签到记录。二维码及其他功能按钮不显示。

图3

1.7.4、签到功能介绍

1、会议二维码：

生成的二维码可以在线扫描，也可以下载到本地、打印进行扫描。

2、签到记录：

“签到人”：默认显示会议选择的所有参会人员和参会客户对应的客户经理，人员相同只取一条记录。会议卡片填写的其他人员不显示
“参会人员”：人员扫描签到后，如果是参会人员或者客户经理，则“参会人员”值显示为【是】；如果不是原参会人员或客户经理，则签到记录的“参会人员”值显示为【否】。可参照图3-2对比。
“签到时间”：取扫描签到成功的时间，如果多次签到，取最早一次签到记录时间。
“参会说明”：这个是非参会人员扫描签到时必须要填写的。

3、手机扫描签到

在mobile6以上版本，直接使用【扫一扫】功能，调用相机扫描二维码。

图4

在mobile6以下版本，需要配置【会议签到】组件（现象：点击【扫一扫】不会直接调用相机，会跳出链接）；
在\ecology\mobile\plugin\plugin.xml中加上：

<!– 功能名称 –>

<!– 功能编号 –>

<!– 功能显示模型:-2 查看/查看 -1 列表/查看 1 待办 2 新闻 3 公告 4 日程 5 会议 6 通讯录 7 办结 8 已办 9 我的请求 10 抄送 11 工作微薄 12 工作微薄 –>

<!– 功能描述 –>

<description>ecology中的会议签到功能</description>

<!– 取得页面 –>

<view>

<url>/mobile/plugin/5/QRsign.jsp</url>

</view>

</function>

</component>

在\weaver\ecology\mobile\plugin\ComponentConfig.jsp中写上【会议签到】的编号。

图5

在mobile后台管理页面可以看到【会议签到】组件，使用此模块签到时也会调用相机扫描二维码签到。

图6

如果是参会人员扫描后会直接提示：签到成功；

图7

如果是非参会人员扫描后会提示填写参会原因，填写后也会提示：签到成功；

图8

如果重复签到，则提示：“已经签到过，不需要重复签到”；

图9

如果扫描一个已经结束（到了结束时间或者做了会议决议）的会议二维码，会提示：会议已结束；

图10

如果扫描一个已经取消或者删除的会议二维码，会提示：会议未找到或者已经取消。

图11

4、补录和清空功能：

4.1、补录：联系人、召集人默认权限能帮没有签到的人进行手动补录。

首先在签到记录右侧有【补录】功能按钮，可选择参会人员或者非参会人员进行补录都可以。此处如果选择非参会人员不需要填写参会原因。

图12

在每行未签到记录右侧有【补录】按钮，点击会提示“确认手动签到吗？”确定后刷新签到记录表。

图13

4.2、清空：联系人、召集人默认权限可以清空已签到记录。

每行已签到记录后面会有【清空】按钮，点击后会弹出“确定清空签到时间吗?”，确认后会将签到时间清空（非参会人员的参会说明不会被清空，重新签到的话会被新的参会说明覆盖）。

图14

5、手机端会议二维码显示：

5.1、会议联系人及召集人默认权限的用户进入移动端会议信息查看页面时，增加二维码查看入口：

图15

5.2、点击二维码可以展开会议二维码，可保存到本地。

图16

6、签到导出

在二维码签到页面，可以点击下载按钮，导出签到记录, 权限与签到一样，默认联系人和召集人权限有这个按钮。

图17

会议室使用情况

概述

会议室使用情况是从会议室的角度来查看最近正在进行的会议情况，同样使用的时间轴的方式来展示，但是选择方式更加宽泛，可以按日、周、月三个时间维度来显示，在日历上可以直接通过拖动时间范围来创建会议。

会议室报表

如图1所示，就是会议室使用情况。目前三种状态的会议会在会议室使用情况页面显示：“正常”状态、“结束”（未进行会议决议，但是过了会议结束时间）状态及“待审批”状态。

$F:\20051\images\11004$

图1

1、顶部菜单分为了两个部分，点击 $F:\20051\images\11002$ ，会展开左侧的组织结构，可以选择相应的分部来选择查看会议室的情况。默认是共享给当前登录用户有权限使用的非封存状态的会议室列表。
$F:\20051\images\11005$
图2
2、顶部剩余的菜单都是用来选择时间范围的，有日、周、月，也可以通过日期选择某一具体的日、周、月来查看会议室使用情况，默认是按日来显示的。
3、中间是会议室使用情况，根据上方的时间菜单来显示时间轴，在时间轴上拖动鼠标可以直接创建会议；也可以点击上方的新建菜单 $F:\20051\images\1128244$ 新建会议；还可以右键点击【新建会议】进行新建。
4、如果在选定的时间范围内有会议的话，会议的主要信息会以列表的方式在下方显示出来。

5、如果出现了会议室使用冲突的话，在会议室使用情况中会以红色标识标出，如图3所示

$F:\20051\images\1162941$

图3

查询会议

概述

可以通过搜索条件输入关键字搜索会议，在这里因为提供了更多的搜索条件，并可以组合这些条件，所以要比会议日历或会议室使用情况更容易找到需要的会议。
如图1所示，就是会议室查询页面。
$F:\20051\images\11007$

图1

会议任务

概述

会议是为了集中在一起讨论问题，安排任务的，所以会议结束后会产生一些在会议中无法解决的事情，或产生一些需要做的事情。那么这些事情在会议管理中就是会议决议，产生一些任务，每个任务都有负责人和检查人，当这些任务都完成了之后，一个会议才算是最终结束。

会议任务就是查看负责人或检查人是自己的会议决议，在这里用户可以直观得看到会议之后需要自己完成的任务，检查人也可以在这里监督负责人完成任务的情况。

会议任务会生成【工作安排】类型的日程数据。日程接收人为执行人，创建人为检查人。

显示页面

点击会议任务菜单后显示如图1所示，可以通过我的任务和督办任务来区分哪些任务是我负责的，哪些我是需要监督检查的。

$F:\20051\images\11008$ 图1

周期会议

概述

在企业中会有一些会议是按固定时间周期召开，比如部门周例会，企业年中总结会议，年终总结会议，季度会议等等，遇到频繁需要召开的会议时为了减少手动重复操作的工作，所以提供了周期会议这个功能，只要创建一次，系统就会按照设定的时间自动创建会议。

周期会议说明

1、点击【周期会议】之后显示如图1所示，看到的是所有的周期会议列表，可以看到目前有哪些周期会议。

$F:\20051\images\11009$

图1

2、点击【新建】按钮之后显示如图2所示，与创建会议基本一致，但是在会议时间的设定上需要设定重复创建会议的方式

$F:\20051\images\11010$

图2

会议重复方式：可以选择按天、按周、按月三种时间周期进行重复创建会议；
重复间隔：根据时间周期的不同展示的样子也不一样，按天的话就是设置间隔几天召开一次，如果是按周或按月的话就是选择一周或一月的具体某一天召开会议；
重复会议策略：因为周期会议会遇到非工作日的情况，比如法定假日的调整等，那么遇到了非工作日就要选择创建会议的策略了，有“日期不变”，“推迟到下一工作日”，“取消会议”三种方案可供选择；
重复开始日期：设定好一个日期，那么从这个日期开始按照设定的时间周期创建会议；
重复结束日期：设定好一个日期，在这个日期之后不再创建这个周期会议了；
开始时间、结束时间：是指会议的开始结束时间，这里不能选择日期，所以周期会议是不能创建跨天会议的;
提醒方式：设置创建的周期会议提醒方式，可以选择邮件方式和短信方式。

会议报表

概述

会议报表是通过柱状图的方式来统计会议的三个方面的信息，会议缺席统计、会议决议统计、会议进展统计。通过这些柱状图报表，可以更好得分析会议状态及取得的成果。

报表查询条件

1、会议报表一共有三张，共同遵循以下的报表条件

报表数据默认的时间范围是当前月的数据；
报表数据是根据所有会议进行统计的；
报表数据统计的是所有结束的会议，未结束的会议不会进行统计；

2、点击高级搜索后显示如图1所示，可以根据分部调整统计的人员范围，也可以修改时间范围进行统计。

$F:\20051\images\1128888$

图1

会议缺席统计

1、会议缺席统计显示如图2所示，是根据会议发布后参会人是否在会议参会人员中填写回执进行统计的，如图3所示，未填写或者填写不参加都会记录为缺席会议；

$F:\20051\images\1128890$

图2

$F:\20051\images\1128891$

图3

2、报表展示的是排名前十位的数据，如果排名数据一样，安全级别低的用户排前面。

会议决议统计

1、会议决议统计如图4所示，是根据会议类型进行统计的，统计每个会议类型召开的会议中，有会议决议和没有会议决议的数量对比。

$F:\20051\images\1128894$

图4

2、报表排序是根据会议类型的显示顺序进行排序的，展示所有会议类型的数据。

3、将鼠标移动到柱状图上可以看到具体的统计数量。

会议进展统计

1、会议进展统计是统计会议决议产生的任务，根据任务生成的日程状态在报表中以柱状图体现，如图5所示。

$F:\20051\images\1128895$

图5

2、这里展示所有生成的会议日程的进展情况。

E8一个正常会议的流转和配置过程

会议基本要素

会议基本要素包含会议类型、会议室、参会人员、会议名称、会议时间。

新建会议的前提

2.1、申请会议，无论是从会议卡片还是会议审批流程都需要先在后台会议类型设置页面新建“会议类型”，在会议室设置页面新建“会议室”。

图1

图2

2.2、如果需要使用流程审批，则需要新建会议审批流程，将此审批流程关联到会议类型上。具体流程设置见下面的说明。

图3

流程配置

E8支持会议系统表单和会议自定义表单，而且有普通会议审批流程和周期会议审批流程，配置方法存在一些不同，具体如下：

会议系统表单的普通审批流程和周期会议审批流程配置：
- 首先必须要显示的字段有：会议类型、会议室（会议地点、自定义会议地点）、参会人员（参会人、参会客户）、开始结束日期时间、相关会议，其他的相关字段有“召集人”（不显示默认为当前用户）、“联系人”（不显示默认为当前用户）、提醒方式。
- 流程表单设置显示字段与前台会议卡片新建页面必填字段显示一致即可。
- 普通审批流程要保证这几个字段“会议重复模式”、“间隔天数”、“间隔周数”、“每周几会议”、“间隔月数”、“每月第几天会议”、“重复会议策略”不勾选显示。
- 周期会议审批流程设置就要勾选以上字段。